Esto no es un catálogo de procesos: para eso está la guía de automatización de procesos. Esto es un autodiagnóstico. Doce preguntas de sí o no, específicas para equipos comerciales, para saber en qué punto estás y qué tocar primero.
Responde con honestidad y tarda cinco minutos. Cada «no» es una fuga.
Bloque 1 · Entrada del lead
- 1. ¿Todo lead recibe respuesta automática en menos de 5 minutos, también de noche y en fin de semana?
- 2. ¿Se asigna solo a un comercial concreto, sin que nadie tenga que repartirlos a mano?
- 3. ¿Queda registrado en el CRM sin que nadie lo teclee?
Bloque 2 · Seguimiento
- 4. ¿Existe una secuencia automática si el lead no responde al primer contacto?
- 5. ¿El contenido que recibe cambia según lo que pidió, o todos reciben lo mismo?
- 6. ¿Hay reactivación automática de contactos parados hace más de tres meses?
Bloque 3 · Agenda y reuniones
- 7. ¿El lead puede agendar solo, viendo disponibilidad real, sin correos de ida y vuelta?
- 8. ¿Salen recordatorios automáticos antes de cada reunión?
- 9. ¿El resumen y los siguientes pasos se envían sin que el comercial redacte el email?
Bloque 4 · Datos y decisión
- 10. ¿Sabes hoy, sin pedirlo a nadie, cuántos leads entraron este mes y cuántos llegaron a reunión?
- 11. ¿Los leads llegan priorizados por probabilidad de cierre y no por orden de llegada?
- 12. ¿El informe comercial mensual se genera solo?
Tu puntuación
Suma un punto por cada «sí».
| Puntuación | Dónde estás | Qué hacer primero |
|---|---|---|
| 0 – 3 | Operación manual. Cada comercial trabaja a su manera. | Preguntas 1, 3 y 4. Respuesta inmediata, registro automático y secuencia de seguimiento. Nada más hasta que eso funcione. |
| 4 – 7 | Base montada con huecos. Lo típico de quien ya tiene CRM. | Preguntas 7 y 8 — agenda y recordatorios, que son baratos y de efecto inmediato. Luego la 11. |
| 8 – 10 | Operación madura. Las fugas están en los bordes. | Preguntas 6 y 11: reactivación de base fría y priorización. Aquí es donde aparece el dinero escondido. |
| 11 – 12 | Por encima de la media del mercado español. | Deja de automatizar procesos y pasa a medir atribución y a optimizar la conversión de cada etapa. |
El reparto que vemos en auditorías: la mayoría de equipos comerciales con los que empezamos puntúa entre 3 y 6. Casi nadie falla por falta de herramientas — fallan por tenerlas sin conectar.
Las tres preguntas que más se fallan
Pregunta 1 · Respuesta fuera de horario
Es la que más «no» acumula y la más cara. Un lead que llega el viernes a las 20:00 y recibe respuesta el lunes ya ha hablado con dos competidores. Se resuelve con una automatización básica o, si además quieres cualificar, con un agente de IA.
Pregunta 6 · Reactivación de base fría
Casi nadie la tiene montada y es el retorno más barato del embudo: son contactos que ya pagaste por captar. Una secuencia trimestral con un ángulo nuevo —un dato del sector, un caso publicado— recupera un porcentaje que sorprende.
Pregunta 11 · Priorización
Atender por orden de llegada significa gastar tu hora más cara en el contacto más barato. Es lo que resuelve la cualificación automática de leads.
Del checklist al plan de 90 días
Un diagnóstico sin plan se queda en la carpeta. Esto es lo que hacemos con el resultado:
| Periodo | Qué se monta | Cómo se sabe que va bien |
|---|---|---|
| Días 0-30 | Los tres «no» más baratos de resolver, normalmente respuesta inmediata, registro automático y recordatorios | Tiempo medio de primera respuesta por debajo de 5 minutos |
| Días 31-60 | Secuencia de seguimiento segmentada y agenda de autoservicio | Media de impactos por lead por encima de 3; caída de no-shows |
| Días 61-90 | Priorización de leads y reactivación de base fría | Tasa de lead a reunión y oportunidades recuperadas de base antigua |
Dos reglas que sostienen el plan: no se abre un bloque nuevo sin que el anterior esté midiendo, y cada bloque tiene un responsable con nombre. Los proyectos de automatización que se caen no se caen por la tecnología, se caen porque nadie era el dueño.
Cómo medir el punto de partida
Antes de tocar nada, dedica dos semanas a registrar cuatro números. Sin ellos no vas a poder demostrar nada en la reunión de dirección:
- Tiempo medio entre entrada del lead y primer contacto real
- Número medio de intentos de contacto por lead
- Porcentaje de leads que llegan a reunión
- Horas semanales que el equipo dedica a tareas administrativas del CRM
El cuarto se estima en una sesión de una hora con el equipo. No es exacto y da igual: lo importante es tener una referencia contra la que comparar dentro de tres meses, como explicamos en el artículo sobre ROI.
Qué NO automatizar todavía
Qué NO automatizar todavía
Para equilibrar, tres cosas que conviene dejar quietas al principio:
- La propuesta comercial. Mientras el discurso siga cambiando cada trimestre, automatizarlo es congelar algo que aún no está claro.
- La negociación y el cierre. Es donde el criterio humano vale lo que cuesta.
- El reporting, si los datos están sucios. Automatizar informes sobre datos mal registrados produce informes rápidos y equivocados.
Conclusión
La lista de procesos que deberías automatizar no es la misma para todos: depende de en qué punto está tu operación. Por eso el checklist va antes que el catálogo de herramientas.
Si has puntuado por debajo de 6, no intentes montarlo todo. Tres flujos —respuesta inmediata, registro automático y secuencia de seguimiento— cambian más que veinte automatizaciones a medias.
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