Silbon: una plataforma de cita previa propia para setenta tiendas, con un motor que sabe qué se puede reservar en cada una

Silbon vende asesoramiento y sastrería a medida dentro de sus tiendas, y esas citas se pedían con una herramienta de terceros que no sabía nada del resto de la operación. La agenda no distinguía qué servicios ofrece cada tienda, quién está capacitado para prestarlos ni qué espacio hace falta, así que la comprobación acababa siendo una llamada.

Una plataforma propia que vive en la infraestructura del cliente, con dos caras: la página donde el cliente reserva y el administrador con el que trabaja la red. Setenta tiendas, cada una con su horario, su catálogo reservable, su zona horaria y sus excepciones.

Es lo que separa esto de una agenda. Para cada hora posible cruza cinco condiciones: si la tienda oferta ese servicio, si está abierta con sus tramos y sus festivos, si hay alguien con el rol que el servicio pide, si el espacio está libre y si no choca con otra cita, contando el margen posterior.

Cuando el motor tumba una hora, guarda la razón, y esa razón se enseña. Que una tienda no oferte un servicio es una decisión de negocio; que no pueda prestarlo es físico. Son dos cosas distintas y la pantalla las dice por separado, porque quien está al otro lado necesita saber si esperar o cambiar de tienda.

Lo elige él al reservar, y puede elegir varios canales en orden de preferencia. El aviso sale por el primero que se pueda usar ese día. Si un canal no sale solo, el aviso no se da por enviado: queda pendiente y aparece como tarea de la tienda, en vez de ponerse en verde sin que nadie lo haya mandado.

Quien ya tiene cita entra con el código y el correo con el que reservó. Los dos, no uno: con el código solo se podría acertar el de otro cliente y ver su nombre, su servicio y su hora. Cuando algo no cuadra, el aviso es siempre el mismo, para no ir confirmando qué códigos existen.

Tres perfiles: la tienda ve lo suyo, el área manager ve la red y administración además configura. El permiso se comprueba al entrar en cada pantalla, no escondiendo la entrada del menú, porque el enlace directo y el historial siguen ahí.

Para saber si una cita vendió hace falta que el número de ticket llegue bien. La plataforma lo pide al cerrar la cita, avisa cuando no encaja en el formato y deja a la vista los casos en que el cruce se rompe. El importe no se guarda en la cita: se resuelve por el ticket cada vez que se mira, para que una devolución no deje aquí una cifra vieja.

Cada versión se enseña en una demostración semanal, y el prototipo lleva encima un modo de anotación: el equipo de Silbon pincha en cualquier punto de la pantalla, escribe el cambio y lo firma. Las notas salen agrupadas por pantalla y se pegan en un correo. Las correcciones llegan señaladas donde ocurren, no descritas en un párrafo.